×

Контакты

Отдел продаж
Казахстан, 050020, г. Алматы, пр. Достык, д. 290
+7 (727) 262-22-18
info@cbs.kz 		Сервисный центр
Казахстан, 050060, г. Алматы, ул. Жандосова, д. 58А
+7 (727) 387-34-49
service@cbs.kz
 Служба технической поддержки
support@cbs.kz

Электронный документооборот

Преимущества Smart Docs

Удобная

Интерфейс удобен, прост и интуитивно понятен даже для начинающих пользователей — начните работать сразу

Гибкая

Вы сможете быстро и самостоятельно изменять систему в соответствии с вашими меняющимися процессами

Современная

Современный элегантный дизайн системы подчеркнёт ваш имидж инновационной развивающейся компании

Масштабируемая

Добавляйте новые модули к системе за 30 мин с помощью удобного конструктора: любые заявки, любые типы документов

Возможности Smart Docs

Брендинг

Настраивайте дизайн и представления списка документов

Отчётность

Формируйте отчёты и проводите анализ эффективности сотрудников

Поиск и фильтры

Находите необходимые документы по фильтрам и ключевым словам

Таск-менеджмент

Все получаемые задачи в общем списке

Комментирование задач

Оставляйте свои комментарии при выполнении задачи. Комментарии отображаются в истории действий по документу.

Выполнение задач

Создавайте подзадачи, делегируйте выполнение задачи или можете вернуться к её выполнению позже с сохранением введенных данных

История действий

В любой момент можно посмотреть историю выполнения задач и других действий по документу, а также узнать статус прохождения маршрута

Мультиязычность

Каждый пользователь может выбрать язык системы на своё усмотрение. Поддерживается русский, английский, украинский и азербайджанский языки.

Вложенные файлы

Возможность прикрепления к карточке документа нескольких файлов различных форматов

Маршруты

Создавайте любые маршруты движения документов

Шаблоны документов

Создание документов по заранее добавленным в систему шаблонам в формате Word

Уведомления

Включайте почтовые уведомления о любых событиях в системе

Интерфейс

  • Индивидуальная и групповая настройка представления реестра карточек документов
  • Удобное представление карточки документа с разбивкой информации по вкладкам: «Общая», «Документы», «Статус», «История»
  • Различные типы сортировки и группировка в реестре карточек
  • Возможность показывать или скрывать столбцы в представлении реестра карточек
  • Возможность спрятать или показать панель фильтров
  • Удобство для пользователя в наивысшем приоритете
  • Автоматический механизм активации/деактивации кнопок в системе в зависимости от необходимости их использования в данный момент

Отчётность

  • Готовые интерактивные отчёты по эффективности работы сотрудников с помощью технологии Microsoft Power BI
  • Динамическое изменение графиков «на лету» при смене параметров

Поиск и фильтры

  • фильтр может быть настроен по различным полям библиотеки
  • при фильтрации можно настраивать несколько условиий одновременно для ускорения поиска
  • поиск документов по названию и тексту для некоторых типов документов

Мои задачи

  • все задачи пользователя собраны в одном месте
  • задачи можно фильтровать по различным параметрам: исполнитель, автор, дата, тип документа и др.
  • поиск задач по названию, включая неполные названия
  • одновременное выполнение нескольких похожих задач
  • делегирование, дополнительные задачи, комментирование

Маршруты

  • настроенные в зависимости от типа документа маршруты, а также возможность создавать маршруты «на лету»
  • формирование неограниченного количества этапов в маршруте
  • последовательное или параллельное выполнение этапов
  • преднастроенные типы этапов: подготовка, согласование, резолюция, подписание, выполнение
  • возможность указывать формулировки задач, которые будут автоматически формироваться при движении документа по маршруту
  • указание участников в маршрутах по ФИО, должности, типу «непосредственный руководитель», «автор документа»
  • постановка задач группе пользователей с выполнением по принципу «первой поднятой руки»

Модули системы

Канцелярия

Обработка и учёт входящих и исходящих документов в электронном виде

Внутренние документы

Полный цикл работы с документами: от создания до согласования и архивации

Договоры

Единая электронная база для учёта и хранения всех договоров и других документов компании

Служебные записки

Систематизация и управление потоком административных документов

Модуль «Канцелярия»

Предназначен для автоматизации обработки и выполнения входящих и исходящих документов.

Состоит из двух библиотек:

  • «Входящие документы»,
  • «Исходящие документы».

В модуле предусмотрена возможность установливать связи между документами двух библиотек. Исходящий документ может быть создан непосредственно из карточки соответствующего входящего документа. В карточке исходящего документа отображается привязка исходящего документа к входящему.

Функция «На контроль» позволяет отметить документы, которые будут включены в соответствующий отчёт по документам, требующим контроля.

Модуль «Договоры»

Предназначен для автоматизации процесса подготовки, согласования и подписания договоров, а также создания единого реестра для их хранения.

  • Система позволяет создавать разные типы договоров и, определяя тип договора, будет отправлять его по заранее настроенному для этого типа маршруту согласования и подписания.
  • Система позволяет использовать договора, созданные вручную, так и создавать договора из заранее настроенных шаблонов. В этом случае атрибуты вставляются в текст договора автоматически при прохождении его по маршруту.
  • Маршрут согласования договоров можно привязать к условиям. Например, маршрут может зависеть от стоимости договора. То есть система автоматически будет отправлять договора со стоимостью свыше, например, 100 000 тенге и ниже этой суммы по разным маршрутам.
  • В процессе согласования договора система автоматически создает Лист согласования, с указанием всех сотрудников, принявших участие в согласовании документа. Это позволяет заменить этим документов бумажный Лист согласования.

Модуль «Внутренние документы»

Предназначен для автоматизации процесса подготовки, согласования, подписания и выполнения внутренних документов (приказы, распоряжения, постановления и др.), а также создания единого реестра для их хранения:

  • Гибкая настройка атрибутов карточек в зависимости от типов внутренних документов,
  • Создание документа непосредственно в карточке по заранее настроенным Word-шаблонам.
  • Согласование документов как по индивидуальным, так и по заранее настроенным маршрутам,
  • Автоматическое формирование маршрутного листа с указанием статуса и деталей согласования документа.

Модуль «Служебные записки»

Предназначен для автоматизации процесса подготовки, согласования, наложения резолюции и выполнения служебных записок, а также создания единого реестра для их хранения:

  • создание и редактирование неограниченного количества различных типов и подтипов служебных записок,
  • наложение резолюции на служебную записку с целью назначения ответственных за выполнение соответствующих задач,
  • генерирование Word-документа из веб-формы при создании карточки служебной записки.

Модуль «Комитеты»

Предназначен для автоматизации процессов деятельности комитетов:

  • функция редактирования участников комитета доступна главе и секретарю комитета,
  • возможность создания/редактирования списка задач с учетом статуса их выполнения, списка документов, вопросов для совещаний,
  • раздел «Избранное» доступен для каждого участника комитета,
  • возможность для каждого комитета и его участников вести соответствующую группу в Yammer,
  • «Обсуждения» комитета интегрированы с Yammer,
  • совещания комитета отображены в блоке «Календарь», с возможностью просмотра опубликованных протоколов.

Модуль «Совещания»

Предназначен для автоматизации процессов назначения, проведения, протоколирования совещаний, а также создания реестра для их хранения с сопутствующими документами:

  • функция создания/редактирования параметров совещания с привязкой к календарю доступна любому сотруднику компании,
  • возможность создания/редактирования списка задач, документов, вопросов для совещания,
  • ведение статусов совещаний,
  • функция согласования/отклонения совещания доступна для каждого участника совещания,
  • ведение протокола совещания с последующим его согласованием всеми участниками.

Как купить Smart Docs?

Smart Docs можно купить единовременно или оформить подписку. Установить можно локально или в облаке с пакетом Office 365.

  • Облачная подписка
  • 7 800 ₸
    за пользователя в месяц
  • Все модули Smart Docs
  • Оценка KPI сотрудников
  • Установка в облаке
  • Ежеквартальные обновления
  • Техническая поддержка
  • Годовой контракт
  • от 50 пользователей
  • Локальная подписка
  • 16 100 ₸
    за пользователя в месяц
  • Все модули Smart Docs
  • Оценка KPI сотрудников
  • Локальная установка
  • Ежеквартальные обновления
  • Техническая поддержка
  • Годовой контракт
  • от 50 пользователей
  • Единовременный выкуп
  • 4 700 000 ₸
    за 100 пользователей
  • Все модули Smart Docs
  • Оценка KPI сотрудников
  • Локальная установка
  • Ежеквартальные обновления за отдельную плату
  • Техническая поддержка за отдельную плату
  • Единовременный выкуп
  • от 100 пользователей

Используют систему

ВВЕРХ